Datenschutzhinweise zum Reklamationsportal

Stand: 11. September 2026

Diese Datenschutzhinweise gelten ausschließlich für die Erfassung, Bearbeitung und Statusabfrage von Reklamationen über das Reklamationsportal von MUFE Möbel. Für die Nutzung unseres Onlineshops gelten die dort veröffentlichten allgemeinen Datenschutzhinweise.

1. Verantwortlicher

MUFE Möbel Center GmbH
Industriestraße 4
63477 Maintal
Deutschland

Telefon: +49 6181 3696230
E-Mail für Reklamationen: service@mufe-moebel.de
E-Mail für Datenschutzanfragen: support@mufe-moebel.de

2. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung des Reklamationsportals können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Kaufvertragsnummer oder Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Angabe, ob die Reklamation durch einen Kunden oder eine Spedition gemeldet wird
• betroffene Möbelstücke und Artikelkategorien
• Beschreibung der Beanstandung
• hochgeladene Bilder und Videos
• gegebenenfalls in den Dateien enthaltene technische Metadaten
• Vorgangsnummer und Bearbeitungsstatus
• Termine, Bearbeitungsvermerke und Kommunikation zum Vorgang
• Angaben zu Hersteller, Modell, Artikel und Reklamationsgrund
• bei Annahme eines Preisnachlasses: Kontoinhaber, IBAN und dokumentierte Annahmeerklärung
• technische Protokolldaten, die für den sicheren Betrieb und den Schutz vor Missbrauch benötigt werden

Bereits eingegebene Formularangaben können während der laufenden Browsersitzung vorübergehend auf dem verwendeten Gerät gespeichert werden. Dadurch sollen Angaben bei einer Unterbrechung nicht verloren gehen. Bilder und Videos werden dabei nicht zwischengespeichert und müssen gegebenenfalls erneut ausgewählt werden. Nach erfolgreichem Absenden wird der Formularentwurf entfernt.

3. Zwecke der Verarbeitung

Die Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Entgegennahme und Zuordnung der Reklamation
• Prüfung der Beanstandung
• Kommunikation mit Kunden oder Speditionen
• Bereitstellung der persönlichen Statusabfrage
• Bearbeitung von Rückfragen
• Kommunikation mit Herstellern, Fachwerkstätten, Speditionen oder anderen beauftragten Leistungserbringern
• Bestellung und Nachverfolgung von Ersatzteilen
• Terminvereinbarung und Durchführung von Servicearbeiten
• Bearbeitung angebotener Preisnachlässe
• Auszahlung akzeptierter Preisnachlässe
• interne Dokumentation und statistische Auswertung
• Vermeidung und Prüfung möglicher Doppelmeldungen
• Systemsicherheit und Missbrauchsschutz
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung zur Bearbeitung einer Reklamation und zur Durchführung des zugrunde liegenden Kaufvertrages erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Soweit gesetzliche Nachweis-, Aufbewahrungs-, Handels- oder Steuerpflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Die Verarbeitung zur Gewährleistung der Systemsicherheit, zur Vermeidung von Missbrauch, zur internen Organisation und zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen in einem sicheren, nachvollziehbaren und effizienten Reklamationsverfahren.

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung statt, die gegenüber der betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Automatische Hinweise auf mögliche Doppelvorgänge dienen ausschließlich der anschließenden Prüfung durch einen Mitarbeiter.

5. Erforderliche Angaben

Für die elektronische Bearbeitung sind grundsätzlich folgende Angaben erforderlich:

• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• mindestens eine betroffene Möbelkategorie
• mindestens ein Bild oder Video
• Kaufvertragsnummer oder alternativ Vor- und Nachname

Ohne diese Angaben kann die Reklamation über das Portal nicht zuverlässig zugeordnet und bearbeitet werden. Eine zusätzliche Beschreibung der Beanstandung ist freiwillig.

6. Empfänger der Daten

Innerhalb der MUFE Möbel Center GmbH erhalten nur die Mitarbeiter Zugriff, die mit der Bearbeitung der Reklamation oder den damit verbundenen Tätigkeiten beauftragt sind.

Soweit es für die Bearbeitung erforderlich ist, können Daten an folgende Empfänger weitergegeben werden:

• zuständige Hersteller
• Fachwerkstätten und Servicedienstleister
• Speditionen und Transportdienstleister
• technische Hosting- und Speicherdienstleister
• E-Mail- und Kommunikationsdienstleister
• IT-Dienstleister
• Zahlungs- und Buchhaltungsstellen, wenn ein Preisnachlass ausgezahlt wird
• Rechtsberater oder Behörden, soweit dies gesetzlich erforderlich ist

7. Datenübermittlung an Hersteller

Zur Bearbeitung einer Reklamation können folgende Daten an den zuständigen Hersteller übermittelt werden:

• Vor- und Nachname
• Artikel- und Modellangaben
• Beschreibung der Beanstandung
• erforderliche Bilder oder Videos

E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Kaufvertragsnummer werden grundsätzlich nicht an den Hersteller weitergegeben.

Die Übermittlung erfolgt nur, soweit sie für die Prüfung oder Bearbeitung der konkreten Beanstandung erforderlich ist.

8. Eingesetzte technische Dienstleister

Für den technischen Betrieb, die Speicherung und Absicherung des Reklamationsportals werden externe IT- und Infrastruktur-Dienstleister eingesetzt. Hierzu gehören insbesondere OpenAI im Zusammenhang mit ChatGPT Sites sowie die von OpenAI eingesetzten Infrastruktur- und Unterauftragsverarbeiter.

Für den Versand von Eingangsbestätigungen, Statusbenachrichtigungen und internen Eingangskopien wird der E-Mail-Dienst Resend der Plus Five Five, Inc. eingesetzt.

Soweit für die Kommunikation mit Herstellern oder anderen Beteiligten E-Mail- oder Nachrichtendienste verwendet werden, können die jeweiligen Anbieter technisch an der Übermittlung beteiligt sein.

Die eingesetzten Dienstleister dürfen personenbezogene Daten nur im erforderlichen Umfang und entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeiten.

9. Übermittlungen außerhalb der EU und des EWR

Einzelne technische Dienstleister, Hersteller oder sonstige Empfänger können sich außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums befinden.

Eine Übermittlung in ein solches Drittland erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dies kann insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, geeigneter Garantien wie den EU-Standardvertragsklauseln oder einer anderen nach der DSGVO zulässigen Grundlage erfolgen.

Informationen zu den im jeweiligen Fall eingesetzten Garantien können unter support@mufe-moebel.de angefordert werden.

10. Eingangsbestätigung und Statusbenachrichtigungen

Nach dem Absenden der Reklamation wird eine Vorgangsnummer erstellt. An die angegebene E-Mail-Adresse kann eine Eingangsbestätigung versendet werden.

Bei einer für den Kunden bestimmten Statusänderung kann eine weitere E-Mail-Benachrichtigung erfolgen. Die Statusabfrage ist grundsätzlich nur mit der Vorgangsnummer und derselben E-Mail-Adresse möglich, die bei der Reklamation angegeben wurde.

Persönliche Entscheidungen zu einem angebotenen Preisnachlass sind zusätzlich über einen individuellen Bestätigungslink geschützt.

Vorgangsnummern und persönliche Links sollten vertraulich behandelt und nicht an unberechtigte Personen weitergegeben werden.

11. Bilder und Videos

Bitte übermitteln Sie nur Bilder und Videos, die für die Bearbeitung der Beanstandung erforderlich sind.

Vermeiden Sie insbesondere die Übermittlung von:

• Ausweisen und anderen Identitätsdokumenten
• Zahlungs- oder Bankunterlagen
• Kennwörtern oder Zugangsdaten
• nicht beteiligten Personen
• Kindern
• privaten Dokumenten
• anderen nicht erforderlichen persönlichen Informationen

Soweit möglich, sollte nur das betroffene Möbelstück und der beanstandete Bereich gezeigt werden.

12. Bankdaten bei einem Preisnachlass

Kontoinhaber und IBAN werden nur erhoben, wenn ein angebotener Preisnachlass ausdrücklich angenommen wird.

Die Bankdaten werden:

• verschlüsselt gespeichert
• nicht in Benachrichtigungs-E-Mails ausgegeben
• nur berechtigten Mitarbeitern zugänglich gemacht
• ausschließlich zur Auszahlung und Dokumentation des Preisnachlasses verwendet

Mit der Annahme eines Preisnachlasses erklärt der Kunde entsprechend der im Portal angezeigten Vereinbarung, dass die konkrete Beanstandung nach Auszahlung des Preisnachlasses vollständig und abschließend erledigt ist.

13. Speicherdauer

Ein Reklamationsvorgang wird während der laufenden Bearbeitung gespeichert.

Nach Abschluss werden die erforderlichen Daten nur so lange aufbewahrt, wie dies für vertragliche Nachweise, gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche notwendig ist.

Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Bilder, Videos und Bankdaten werden gesondert darauf geprüft, ob sie weiterhin benötigt werden, und möglichst früher gelöscht. Gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungs- oder Buchungsunterlagen bleiben von einer früheren Löschung unberührt.

14. Datensicherheit

Zum Schutz der Daten werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt. Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung
• beschränkte Mitarbeiterzugänge
• rollenabhängige Zugriffsrechte
• geschützte Dateizugriffe
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge
• verschlüsselte Speicherung von Bankdaten
• Maßnahmen gegen Missbrauch und unberechtigte Zugriffe

Eine Datenübertragung über das Internet kann trotz angemessener Schutzmaßnahmen nicht vollständig risikofrei sein.

15. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO kann aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch eingelegt werden.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an:

support@mufe-moebel.de

16. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Für die MUFE Möbel Center GmbH ist insbesondere folgende Behörde zuständig:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Deutschland

Internetseite: https://datenschutz.hessen.de

17. Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise können angepasst werden, wenn sich das Reklamationsverfahren, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.